Egy irodaház korszerűsítésénél könnyű különálló projektekben gondolkodni: új beléptetőrendszer, modernebb világítás, jobb internet, több tárgyaló, új parkolási rend. A probléma az, hogy ezek ugyanahhoz az épülethez kapcsolódnak, ezért műszaki és üzemeltetési szempontból egymásra hatnak. Egy ma meghozott döntés évekre meghatározhatja, mennyire lesz rugalmas a későbbi bővítés.
A hosszú távú fejlesztési terv lényege nem az, hogy mindenből a legújabbat kell beépíteni, hanem hogy az épület rendszerei később is bővíthetők, mérhetők és ésszerű költséggel átalakíthatók maradjanak.
A használati adatokat előbb kell összegyűjteni, mint a beruházási ötleteket
Az első lépés annak feltárása, hogyan használják ténylegesen az épületet. Hány ember érkezik reggel nyolc és kilenc között? Mely tárgyalók telnek meg rendszeresen? Mekkora a parkoló kihasználtsága? Mely szinteken magasabb az energiafogyasztás? Ezekből már látható, hol van valódi kapacitáshiány.
Érdemes legalább néhány hónap adatait összerakni, mert az egyetlen napból levont következtetés könnyen félrevezető. A hétfői és pénteki irodahasználat például jelentősen eltérhet, ahogy a nyári és téli energiaigény is.
Hasznos kiinduló adatok lehetnek:
• beléptetési adatok napszakonként;
• tárgyalófoglalások kihasználtsága;
• parkolóhelyek foglaltsága;
• villamosenergia- és hőfogyasztás időbeli bontásban;
• karbantartási hibák gyakorisága;
• bérlői panaszok és visszatérő igények.
Ha az adatok azt mutatják, hogy a probléma csak bizonyos időszakban jelentkezik, sokszor olcsóbb a használatot átszervezni, mint új kapacitást építeni.
A tárgyalók mérete és elosztása sokszor fontosabb, mint a darabszám
Egy irodaházban lehet sok tárgyaló, mégis állandó hiány alakulhat ki. Ennek gyakori oka, hogy a helyiségek mérete nem illeszkedik a tényleges használathoz. Ha a legtöbb megbeszélés három-négy fős, de a helyiségek többsége tíz-tizenkét főre készült, ugyanaz a terület rosszul hasznosul.
A foglalási rendszer adataiból meg lehet nézni, hány főre foglalnak, mennyi ideig tartanak a megbeszélések, és milyen gyakran maradnak üresen a lefoglalt helyiségek. Ha sok a meg nem jelenés, automatikus felszabadítás is bevezethető például tíz-tizenöt perc után.
Ez nem látványos fejlesztés, de közvetlenül javítja a rendelkezésre álló kapacitás kihasználását anélkül, hogy új helyiséget kellene építeni.
A parkoló kezelése egyre inkább kapacitáselosztási feladat
Az irodai parkolóknál gyakori, hogy a helyek egy része egész nap foglalt, miközben más munkatársak csak heti néhány alkalommal érkeznek autóval. Fix, névre szóló helyek mellett emiatt sok kapacitás kihasználatlan maradhat.
Megoldás lehet foglalási rendszer, időszakos jogosultság vagy olyan szabály, amely a ritkán használt helyeket közös készletbe teszi. Ilyenkor nem feltétlenül több parkoló kell, hanem jobb elosztás.
Ugyanez igaz a járművek energiaellátására. Ha később több elektromos jármű jelenik meg, az elektromos autó töltő telepítés nem kezelhető különálló eszközbeszerzésként. Előbb azt kell tudni, hány autó áll bent naponta, mennyi ideig maradnak, és mekkora egyidejű villamos terhelés fér még bele az épület rendszerébe.
A toltotelepites.hu töltési infrastruktúrával foglalkozik; irodaháznál azonban a műszaki kialakítást a parkolóhasználattal és az épület teljes energiaigényével együtt kell megtervezni. Ha az autók nyolc-tíz órát állnak egy helyben, gyakran nincs szükség arra, hogy mindegyik a lehető legnagyobb teljesítménnyel töltsön.
A jó irodaház nem mindenhol ugyanazt a hőmérsékletet tartja
Az épület energiafogyasztásának jelentős része a fűtéshez, hűtéshez és szellőzéshez kapcsolódhat. Egy nagyobb irodában azonban a különböző zónák terhelése eltérő. A déli homlokzat délután erősen felmelegedhet, miközben az északi oldalon ugyanabban az időben fűtési igény maradhat.
Ha a rendszer csak egy-két központi érzékelő alapján szabályoz, könnyen előfordul, hogy az egyik területet túlhűti, a másikat pedig nem hűti eléggé. A zónánkénti mérés és szabályozás azért hatékonyabb, mert a tényleges helyi hőterhelésre reagál.
Az energiaigény csökkentése itt nem abból fakad, hogy „kevesebbet klimatizálunk”, hanem abból, hogy nem kezelünk azonosan eltérő terhelésű tereket.
A jelenlétérzékelés további lehetőséget adhat. Egy ritkán használt tárgyalót nem kell egész nap ugyanazon a hőmérsékleten és légcserével működtetni, mint egy folyamatosan foglalt nyitott irodát.
Az informatikai infrastruktúrát fizikai rendszerként is kezelni kell
A Wi-Fi-minőség nem pusztán szolgáltatói sebesség kérdése. Ha túl sok eszköz kapcsolódik egyetlen hozzáférési ponthoz, vagy a falak, födémek jelentősen csillapítják a jelet, a felhasználó gyenge kapcsolatot tapasztalhat még nagy sávszélességű internet mellett is.
Felújításkor érdemes ezért az adatkábelezést is előre megtervezni. Több vezetékes hozzáférési pont stabilabb és jobban bővíthető rendszert adhat, mint néhány erős Wi-Fi-eszköz utólagos elhelyezése.
A tárgyalókban külön figyelmet érdemel a videókonferencia. A kamera, mikrofon, kijelző és hálózat együtt alkot rendszert; ha ezek közül egy gyenge, a teljes felhasználói élmény romlik.
A beléptetésnél a gyorsaság és a biztonság egyszerre számít
A modern beléptetőrendszer nem attól jó, hogy digitális. Az a lényeg, hogy megfelelő jogosultságkezelést adjon, visszakövethető legyen, és csúcsidőben se alakuljon ki torlódás a bejáratnál.
Ha reggel tíz perc alatt több száz ember érkezik, a kapuk átbocsátóképessége mérhető. Ha egy beléptetési pont átlagosan négy másodperc alatt enged át egy embert, elméletileg percenként 15 fő a kapacitása. Öt azonos kapu így körülbelül 75 főt tud kezelni percenként, feltéve, hogy nincs fennakadás és a megközelítés sem lassítja a sort.
A rendszer méretezésénél ezért a csúcsidős érkezési intenzitást kell összevetni az átbocsátóképességgel. Ha az érkezési ütem tartósan meghaladja a feldolgozási kapacitást, a sor hossza folyamatosan nőni fog.
A fejlesztési tervnek a későbbi átalakítást is olcsóbbá kell tennie
Az egyik legnagyobb hiba az, amikor minden beruházást külön projektként kezelnek. Ha például új parkolási rendszert, kábelezést, kamerákat és beléptetést egymástól függetlenül építenek ki, később párhuzamos vezetéknyomvonalak, külön adatbázisok és nehezen összehangolható rendszerek jöhetnek létre.
Érdemes ezért előre kijelölni a kábelutakat, tartalék helyet hagyni az elosztókban, és dokumentálni az összes új rendszert. A tartalék kapacitás nem azt jelenti, hogy mindent túl kell méretezni, hanem azt, hogy a valószínű bővítési irányoknak legyen helyük.
Egy jól előkészített irodaház fejlesztési értéke sokszor csak évekkel később látszik meg: amikor egy új igényt nem bontással és teljes átépítéssel, hanem meglévő tartalékok felhasználásával lehet kielégíteni.
Fotó: Magnific