Sok vállalkozás bevétele nem egyenletesen oszlik el az év során. Egy virágüzletnek az anyák napja, egy kézműves márkának az adventi időszak, egy vendéglátósnak a fesztiválszezon, egy kertépítőnek pedig a tavasz jelentheti a legerősebb heteket. Ilyenkor néhány hónap alatt kell megtermelni az éves forgalom jelentős részét, ezért a felkészülés jóval többet jelent annál, mint hogy legyen elegendő készlet. A szezonális működés legfontosabb kérdése az, hogyan lehet rövid időre növelni a kapacitást anélkül, hogy egész évre felesleges költségeket vállalnánk.
A tavalyi adatokból érdemes kiindulni
A készlet, a munkaerő és a nyitvatartás tervezése előtt elő kell venni az előző időszak számait. Mely napokon ugrott meg igazán a forgalom? Mely termékek fogytak el túl korán? Mikor kellett visszautasítani rendelést vagy későbbre ígérni szállítást?
Nem feltétlenül az összesített havi árbevétel a leghasznosabb adat. Egy adventi vásárnál például sokkal többet mondhat a péntek esti és szombati forgalom, mint a teljes heti átlag. Ugyanez igaz egy szezonális szolgáltatásra: ha áprilisban minden hétfő nyugodt, csütörtöktől vasárnapig viszont folyamatos a túlterhelés, akkor nem teljes hónapokra, hanem ezekre a csúcsokra kell kapacitást építeni.
A készletet ne csak mennyiség alapján tervezzük
Nagyobb forgalom előtt természetes reakció több árut rendelni, de önmagában ettől még nem lesz jobb a működés. A készlet helyet foglal, finanszírozni kell, és bizonyos termékeknél romlás vagy szezonvégi beragadás is kockázatot jelent.
Érdemes a termékeket három csoportra bontani:
• biztosan gyorsan forgó alaptermékek;
• magasabb árrésű, de kiszámíthatatlanabb keresletű tételek;
• kiegészítők, amelyeket csak kisebb mennyiségben érdemes tartani.
A legfontosabb termékeknél jobb némi biztonsági készletet tartani, mint mindenből ugyanakkora ráhagyással rendelni. Ha egy népszerű termék hiánya miatt a vevő máshol vásárol, könnyen a teljes kosárérték elveszhet.
Az ideiglenes kapacitás sokszor jobb, mint az állandó bővítés
Egy három hónapos csúcsidőszak miatt nem feltétlenül érdemes új üzlethelyiséget bérelni, új raktárt fenntartani vagy olyan eszközt megvásárolni, amely az év többi részében alig dolgozik. Ez különösen igaz a logisztikára. Egy vállalkozásnak lehet, hogy normál időszakban egy személyautó is elegendő, karácsony előtt viszont naponta több helyszínre kell csomagokat, standfelszerelést vagy árut vinni.
A szezonális csúcsidőszakban az autóbérlés Budapest jó megoldás lehet a megnövekedett szállítási igényekre, főleg ha csak néhány hétre vagy hónapra kell plusz jármű. Érdemes előre végiggondolni, valóban személyautó, több utast befogadó jármű vagy nagyobb rakterű modell kell-e, mert a túlméretezett megoldás ugyanúgy felesleges költséget okozhat.
A vásárok és kitelepülések külön logisztikát igényelnek
Egy vásári stand működtetése sok apró részfeladatból áll. Nemcsak az eladandó terméket kell kivinni, hanem asztalt, polcot, dekorációt, világítást, csomagolóanyagot, bankkártya-terminált, hosszabbítót, reklámtáblát és gyakran tartalék készletet is.
A pakolást érdemes előző nap funkció szerint szétválasztani. Legyen külön doboz a pénztárhoz, külön a dekorációhoz, külön a csomagoláshoz. A leggyakrabban használt eszközök kerüljenek a legkönnyebben elérhető helyre. Ha a rendezvény reggel hétkor kezdődik, nem szerencsés akkor keresni a ragasztószalagot három telepakolt láda alján.
A dandanrent.hu kínálatában személyautók, kisbuszok és teherautók is szerepelnek, így a jármű mérete a kitelepüléshez szükséges felszereléshez igazítható. Egy kisebb vásárhoz elég lehet egy kompaktabb modell, több munkatárs és nagyobb árumennyiség mellett viszont már nagyobb kapacitással érdemes számolni.
A munkaerőt is csúcsidőre kell méretezni
A szezonális terhelés sok vállalkozásnál nem a termelésnél, hanem a kiszolgálásnál okoz fennakadást. Ha a vevőnek húsz percet kell várnia fizetésre, vagy napokig nem kap választ egy rendelési kérdésre, az a legerősebb értékesítési időszakban közvetlen bevételkiesést jelenthet.
Nem minden feladathoz kell állandó munkatárs. Időszakosan külön ember foglalkozhat csomagolással, árufeltöltéssel, kiszállítás előkészítésével vagy ügyfélkérdések kezelésével. A tulajdonosnak pedig érdemes megtartania azokat a teendőket, amelyek valóban döntést vagy szakmai tapasztalatot igényelnek.
A pénzügyi tartalékot még a szezon előtt kell kialakítani
A magasabb forgalom gyakran magasabb előzetes kiadással jár. Készletet kell rendelni, előleget kérhetnek a rendezvényszervezők, több munkaórát kell kifizetni, és a marketingköltségek is megugorhatnak. A bevétel viszont csak később érkezik meg.
Éppen ezért célszerű külön szezonális pénzáramlási tervet készíteni. Hetekre bontva láthatóvá válik, mikor kell nagyobb összeget kifizetni, és mikorra várható ennek megtérülése. A jó szezon nemcsak magas forgalmat jelent, hanem azt is, hogy a vállalkozás közben végig finanszírozható marad.
A szezonális működésben az a nehéz, hogy rövid idő alatt kell gyorsabbnak, nagyobbnak és szervezettebbnek lenni, majd később visszaállni egy kisebb kapacitásra. Aki ezt előre megtervezi, annak nem feltétlenül kell egész évben fenntartania a csúcsidőszakhoz szükséges erőforrásokat. Így a sűrű hetek nem káoszt, hanem jól előkészített növekedési lehetőséget jelentenek.
Fotó: Magnific